Como costumas organizar as tuas tarefas? 

Utilizas alguma ferramenta para acompanhar as tuas to-do list? Sabendo ao mesmo tempo o que está em desenvolvimento, quais tarefas já foram finalizadas e quais as que estão mais atrasadas?

Para aumentares a tua produtividade, os teus projetos precisam estar bem definidos, com acompanhamento das metas e dos prazos que foram estabelecidos.

Uma excelente ferramenta para colocares já em prática, é o  Kanban.

O que é o Kanban e como surgiu?

Kanban consiste numa metodologia onde cada atividade fica descrita num cartão, que, após a conclusão de cada etapa de um determinado processo, evolui para a próxima etapa, seguindo, desta forma, até que aquela determinada tarefa esteja concluída.

Os 3 campos básicos do Kanban são: To Do (Para Fazer), Doing (Em Execução) e Done (Finalizado). O que não quer dizer que não possas incluir novos campos para adaptar à tua realidade.

Embora o Kanban tenha surgido no setor industrial na Toyota Company, com o objetivo de diminuir os atrasos no sistema de produção das peças, ele é replicável a qualquer outro ramo de negócio ou atuação.

O Kanban como uma ferramenta de gestão visual

O sistema de gestão visual tem como principal objetivo garantir que não fiques perdida no meio  dos processos, garantindo que as atividades sejam executadas dentro dos prazos definidos e, assim, atingindo as metas previstas.

Podes usar, por exemplo, post-its onde serão descritas as tarefas e o prazo para finalização. Mas atenção, cada post-it apenas pode ter uma tarefa!

Há medida em que o trabalho é desenvolvido, vais mudando o post-it de campo. Por exemplo, uma tarefa que estava no campo “para fazer”, para “executação”.

 É mais fácil utilizar post-its de cores diferentes para cada tarefa! 

O objetivo é criar uma visão ampla de cada processo, fazendo com que consigas visualizar a evolução das etapas de forma clara.

Utilizando aplicativos como uma ferramenta de Kanban

Algumas empresas optam por, ao invés de post-its, ou cartões, utilizar algum aplicativo de organização através da metodologia Kanban. 

No caso, podes optar por usar o Trello e fazer o teu próprio quadro Kanban. Basta criar os campos conforme descrevo acima e estabelecer as atividades a serem executadas.

Esta é a ferramenta Online que eu uso para programar os meus cursos, eventos, etc!

Que tal começares agora a colocar em prática estas dicas, super práticas, para começares a concretizar os teus objetivos de uma forma mais rápida e otimizada?!

Com energia total,

Joana Carvalho Costa